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浅析会计电算化在基层应用中存在的问题及对策

摘要：随着电子信息产业的不断发展，会计电算化在社会经济中的运用越来越广泛，知识经济对传统会计产生了重大的影响。为了提高工作效率、控制财务风险，近年来，我们基层也实行了会计电算化，运用财会软件代替手工核算，以其高效、准确、方便等优点赢得了广大财会人员的欢迎。会计电算化在基层得到了迅速的普及和发展。我在日常实际应用中积累了一些体会，因此,就基层供电企业会计电算化的现状及对策进行探讨。
一、我国会计电算化产生的背景：
　　在知识经济高速发展的今天，电子信息在经济领域中得到了进一步的发展。这就对基层财会工作提出了更高的要求。随着信息技术的发展，会计电算化系统已经实现了从记账凭证到会计报表编制过程的自动化。会计电算化取代传统会计已经成为了不可逆转的时代潮流。各单位要提供更为真实、可靠、及时的会计信息，以满足投资者等各方的需要。
二、会计电算化过程中的问题：
　　（一）从业人员知识结构不合理。一方面，虽然会计人员所掌握的知识、理论能够满足手工会计核算，但会计电算化工作对会计人员提出了更高的要求。既要求会计人员掌握一定会计专业知识，还要掌握相关的计算机、财务软件的操作以及相关设备的保养和维护知识。积极培养具有复合性知识结构的会计人员已经成为大势所趋。一般会计人员有会计业务经验，但计算机专业知识却很匮乏，难以胜任用计算机处理会计业务工作。
　　另一方面，缺乏对传统手工模式的改造,对会计信息系统设置和调整不够。手工模式下的突出弱点是管理效率低下、信息不能及时处理和反馈、处理流程重复等问题,这样就不便于减少中间环节和合并、调整简单重复的业务流程,无法按照计算机管理的特点重新规划业务流程。而在实际工作中只有两方面结合起来,才能找到最佳的人机结合方式,即以最小的成本,重新确定业务的处理流程,哪些环节应完全由计算机代替,为适应计算机处理,又需增加哪些环节，基层会计尤为茫然。
　　（二）操作人员安全保密意识差。基层安全性问题无法保证，一旦软、硬件出现故障或病毒侵入，其他所数据的安全、可靠性都受到威胁；加之数据资料的存储介质发生变化，如果资料没有定期打印存档或随机备份不及时，一旦出现故障，则损失惨重，无法弥补。
　　另一方面，保密意识淡薄也易造成巨大损失，这主要表现为操作权限设置不当，操作管理不严。实际工作中未做到专机专人专用或者因为操作权限设置不当和口令密码不严而造成的会计责任事故时有发生。
　　（三）软、硬件更新换代慢。软件技术水平低由于数据库系统功能不足，导致会计软件无法满足多用户使用的需求。当时配备的会计软件选用了小型桌面数据库系统，如Access、Foxbase等。这些数据库系统功能薄弱，主要面向单用户，无法适应多用户并发使用，功能单一，因此越来越无法满足企业下属基层所站多户日常需求。另一方面，目前随着企业规模的不断扩大，更换或二次开发软件达到某些特殊要求，往往成本太高，而且难以与已有的会计系统配套衔接，反而影响了企业的发展。其次，我们应用的会计软件为初期产品，计算机技术不断升级，而财务软件更新滞后，导致会计功能徘徊不前的尴尬局面。
（四）重视账务功能,忽视管理功能。一直以来,会计工作主要从事事后核算,事前的分析预测和事中的控制因计算复杂而很难进行。会计电算化的运用和发展可以极大地发挥电子计算机卓越的计算功能,将财会人员从繁重的算账、报账工作中解脱出来,把主要的精力放在加强财务管理方面。然而,基层会计电算化却存在着重视报账功能忽视管理功能的现象。采用核算内容功能较强,而具备管理型功能的成本核算、财务指标分析体系以及资金供求预测等模块未被采纳。限制了其管理功能,没有充分发挥会计电算化对加强财务管理的功能。
（五）会计电算化档案管理制度不完善。由于实行会计电算化时间短,对会计电算化档案的组成内容不甚了解,缺乏管理经验,造成存储会计档案的磁盘和会计资料未能及时归档,已经归档的内容不完整。没有及时制定相应的会计电算化档案保管人员职责,从而造成会计档案被人为破坏和自然损坏,乃至单位会计信息泄密。会计数据盘的备份和清理不规范。实行会计电算化后,应及时备份硬盘数据,并且每次备份不少于两套,分两地存放;按时清理磁盘备份,每年至少进行一次清除过期数据。但一些单位对会计数据备份管理未形成制度,随意性大,一旦会计电算化系统出现故障,会计数据将无法恢复。
三、针对会计电算化存在的问题提出以下对策：
　　（一）做好系统实施工作。在确定系统目标与规模的基础上,编制实施策略和方案,制定具体规划、实施的步骤与进度安排、实施机构的设置、实施各阶段的任务、实施经费预算等。对各个处理环节的功能、数据处理特点、权限和职责作出规划。从而提高实施的成功率,充分体现会计电算化的现代信息技术的力量。
　　（二）培养复合型的会计人才,适应会计电算化工作的要求。会计电算化给会计工作增添了新内容，因此从各方面要求会计人员提高自身素质，更新知识结构。一方面，加强对会计电算化专业知识的培训，使财会人员熟练掌握必要的计算机知识，不断提高操作技能。另一方面挑选和培训专业会计电算化和计算机复合型人才用于软件应用和维护。并充实到财会人员队伍中。会计电算化要求财会人员不仅应掌握扎实的会计知识和技能,还应对计算机和财务管理知识有比较深刻的了解。只有掌握了比较丰富的管理知识,才能根据本单位的自身特点,利用电算化会计的特点,为单位预测、决策和控制等管理工作服务。
　　（三）完善制度,规范管理。加强安全保密制度的建设和执行。实现会计电算化，必然解决信息安全问题。由于电子数据高度集中，高度依赖电脑，且受电脑病毒入侵、人为操作失误、机器故障、非法毁损等因素影响，数据很容易被破坏，因此，会计电算化必然加强信息安全管理，一方面制定各种严格的管理制度，加强风险控制，加强管理；另一方面加强对员工的信息安全教育，严禁未经受权人员上机操作；不能连接与业务无关的终端，禁止与互连网连接；采用先进的加密技术，安装“防火墙”，严防电脑病毒入侵，防止人为非法破坏数据。实践证明，严格、有效的管理制度是信息安全的最好保障。（1）建立严格的会计电算化档案管理制度，及时备份数据。电算化会计档案的管理与保存容易忽视，由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的，根据这些信息载体的物理特性，在形成这些档案时应准备双份即采用“AB备份法”进行数据的备份，并且每份上要注明形成档案时的时间与操作员姓名，存放在两个不同的地点，以防止地震或火灾等意外情况引起整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。在保存这些档案时应远离磁场，注意防潮、防尘等。对采用磁性介质保存的档案，还应定期进行检查、复制，防止由于磁性介质的损坏而使会计档案丢失，造成无法挽救的损失。按时清理磁盘备份，每年至少进行一次过期数据清除。除了备份之外，还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等计算机操作系统信息。
（四）改善和提高会计软件功能,向财务管理方面过渡。现行的会计软件虽然已开始从核算型向管理型过渡,但总体上讲,模块不能适应管理需要,要真正充分发挥会计电算化的优势,为单位管理服务,必须将其纳入管理信息系统,提高会计软件功能,增加具有管理型功能的模块。完善软件功能，更新必要的硬件设备应采用大型数据库作为数据存储工具，如大型数据库等。电算化软件所要处理的是大量重要的数据和信息，对软件所要支持的数据库的容量、安全性和速度等方面的性能有很高的要求，而大型数据库具有安全、数据存储量大、查询方便等特点，能适应各种管理的要求。在软件开发中还应充分考虑应用互联网技术。互联网技术是这几年电子通讯技术中发展最快的技术，能够实现网络化管理、移动办公、并保证体系开放、支持电子商务；实现财务集中式管理、动态查询、实时监控、远程通讯、远程上网服务、远程查询等。制定办公设备更新计划，淘汰老旧硬件，以适应软件和业务发展的需要。
（五）取得领导重视和技术人员参与和配合。在专业性极强的电力行业，独特的财务专业显得势单力薄，会计电算化的良好运行,不仅需要具有丰富实践经验的财会人员有效应用系统,还需要生产技术人员、企业管理人员以及企业高层领导参与和配合, 为此要取得领导共识，多方参与，构建共同会计核算基础的会计信息网络系统，实现网络财务管理，使企业管理与会计电算化各子系统之间的有机衔接,达到数据共享与实时监控。另一方面加强成本核算与风险控制，利用先进的科技手段，进行计算机进行相关信息处理，挖掘企业内部潜力，加强资金风险控制，提高成本核算效率，以适应现代企业管理需要。

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