浅谈如何完善会计电算化系统功能

摘要：目前，许多企业已初步实现了财务会计电算化，这种会计电算化系统基本上只能提供原来由手工会计提供的一些传统会计报告，不能为现代企业经营控制和管理决策及时地提供有用的可靠信息，于是造成了我国企业会计电算化效率低下、效果不显著的普遍现象，也是会计界和会计软件开发商应当着手解决的紧迫问题。解决这一问题的基本途径是完善会计电算化系统功能。
    企业完善会计电算化系统功能的目的是：充分利用计算机快速提供信息的能力提高会计信息加工的效率，为经营控制和管理决策提供满意的服务。要实现对这一系统功能的完善，除了有必要的资金外，还应该具备以下两个条件：①必备的人才。一般地说，企业会计电算化系统需要3类人才：系统分析师、系统维护人员、系统操作员。系统分析师不仅要具备软件开发的知识，而且要精通会计、财务、管理专业技术，他可以主持系统完善的全部工作和整体设计。系统维护人员必须具备计算机软件开发和软硬件维护的知识，同时还应熟悉电算化系统的会计和管理基本知识。②管理工作基本规范化。它包括：计量规范、标准成本体系、规章制度、数据收集和传递基本程序等。
一、采取的策略：
    会计电算化系统要从原来的单纯的会计核算进一步开发成为具有支持经营控制和管理决策的高级财务管理信息系统，所涉及的策略是多方面的。
    1、摒弃以计算机技术为主的策略，强调以会计、理财和经营管理等先进管理技术为主，并与计算机技术良好地融合。会计电算化系统功能要适应先进的企业管理需要，其关键在于系统开发人员对会计、理财和经营管理方法和技术有较好的掌握，再使用计算机实现这些方法和技术。因此，在完善会计电算化系统时，应当考虑企业信息系统的整体性，不能单纯从会计子系统的目标出发，应当充分考虑到不同的管理职能之间的内在联系和规律，并尽可能利用国外的成功经验，拓展会计电算化系统，以适应于企业的经营控制和管理决策。
    2、打破以企业管理现状为基本需求，采用以会计、理财、经营管理的先进技术和方法导出的新的需求作为会计电算化系统完善的基本要求。传统的会计电算化系统开发非常强调系统用户的需求，要求系统开发的会计软件应当适应企业管理现状的需要，这只能简单地把会计系统模式和管理模式做一次移植，采用这样低水平的应用软件，即使装备最先进的计算机设备，也无法促进企业经营控制和经营管理水平的提高。众所周知，我国企业普遍管理水平低，会计信息系统效率低，会计人员和经营管理人员素质不高。因此，必须采用先进的管理技术和计算机技术，开发出先进的会计电算化系统，才能促使会计人员和管理人员的知识尽快更新，以适应现代市场竞争的要求。
    国外较成熟和先进的会计商品化软件一般都是按照国际先进的适用管理方法和技术的共性及新型的管理模型进行开发而成的。目前，我国会计商品化软件的功能基本上都集中在财务会计方面，若要完善这一系统，一般可采用与软件开发商合作或者由有能力的企业自行组织人员进行二次开发，这样会给企业管理人员造成一种必要的压力，并迫使他们去改变落后的管理现状。
3、改进以计算机技术人员为主的习，惯，主张以财会人员为会计电算化系统的主导。会计人员在企业中掌握着绝大部分的经济信息，又通晓这些信息的分析和利用，因此，应当将精通理财和管理技术的会计人员与计算机专业人员联合起来共同开发会计电算化系统。从目前已实行会计电算化的企业来看，若是单纯外购的商品化软件或由企业自身的计算机专业人员开发的会计电算化系统，其实际的运行效率和效果都不令人满意，而且安全性能较差。可以说，没有会计人员和管理人员参与开发和完善，会计电算化系统是很难发挥经营控制和管理决策的支持作用的。
二、实施的方法：
    要完善会计电算化系统功能，提高会计系统的效率，提高企业经营管理水平和经济效益，就必须采取相配套的实施步骤和方法。
    1、明确系统完善的目标。系统完善的目标是：大大改进企业的会计信息在经营控制和管理决策中的作用，提高企业管理水平，促进企业管理体制的改革，提高经营效益。原会计电算化系统仅着眼于减轻会计人员劳动强度和提高会计数据准确度，要想完善这一初始系统，应当：①采用网络联机系统，所有的数据从经营管理现场适时收集，及时处理，快速反馈。②实现会计反映和经营控制一体化，强调扩充经营控制的功能。③实现会计、财务、生产、销售集成化系统。现代企业的显著特征之一是，从产品开发研究、生产制造和产品销售到理财活动应当以会计电算化系统联成一个有机体。建立集成化信息系统应当以会计电算化系统为基础，完善扩展而成，这样可收到较好的经济效益。
    2、注重分析，系统完善按统一规划进行。完善会计电算化系统的目的是为经营控制和管理决策提供及时而可靠的信息，因此，在做系统分析时，应当明确企业的主要经营控制和管理活动，清晰地掌握企业的控制和管理活动所需的数据或信息数据应用的流程，并了解它们与财务目标的关系，使完善后的系统不会偏离整体设计，同时也避免各个控制和经营活动部门分别建立自身的信息系统而造成数据管理混乱、资源浪费、功能重复，便于建立一个优化的、综合的会计电算化信息系统。
    3、选择适用的设计技术。企业会计电算化系统在系统结构设计上应选择流行的模块化、标准化、网络化技术，应当使系统既具有联网实时处理又具有单机批处理的灵活性。在代码、数据结构设计上，采用标准化、统一化格式。在人机界面设计方面，采用联机在线帮助，在数据录人、查询等功能下，均可得到明确的帮助或提示信息，在有限的屏幕中给出多窗口的信息，处理运行时连续给出处理和操作的提示信息，使系统有较好的透明度。在系统数据和信息的安全和保密性设计上，采用各子系统和重要数据加密和规定必要的使用权限口令，并采用自动备份重要数据的措施，以确保系统和数据的安全。
4、加强系统完善的管理控制，充分调动系统开发人员的积极性。开发完善会计电算化系统是一项非常复杂的工作，企业财会人员和管理人员应积极参与配合，主动出谋划策。同时分阶段对开发完善工作进行监督检查和评价，奖惩优劣，充分调动开发人员的积极性和创造性，并且要从不同的角度、用不同的方法对会计电算化系统进行调试。在评价会计电算化系统的同时，应善于发现问题和错误，对存在的问题及时解决，完善处理。

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